Expériences et enjeux

En tant que facilitateur, l'IA générative est rapidement devenue un outil central dans mon quotidien. J'ai appris à m'appuyer sur sa capacité à répondre efficacement à mes besoins en matière d'animation, de création d'ateliers et de gestion de groupe.

Cependant, comme pour tout outil, son efficacité dépend principalement de l'utilisation que l'on en fait. Tout commence par la qualité des "prompts" – ces instructions que nous donnons à l'IA pour qu'elle produise des résultats pertinents. Un bon prompt est bien plus qu'une simple demande : il est le pont entre tes intentions et l'intelligence artificielle. Le ‘prompt engineering’ est loin d’être une science exacte, et les bonnes pratiques évoluent avec chaque nouveau modèle (savez-vous que l’IA donne des meilleurs résultats si on est polis avec elle 😅 ?).

Cet article cherche à proposer quelques axes d’expérimentation pour les facilitateurs, comme toi, qui s’intéressent à ce sujet.

Quelques IA avec lesquelles je travaille régulièrement :

• Modulo IA (orienté atelier de facilitation et formation)
• ChatGPT (généraliste)
• Claude AI (généraliste)

Comprendre l'importance du prompt pour un facilitateur

Définition d'un prompt efficace

Un prompt est une instruction précise donnée à une IA pour générer une réponse. Dans notre métier de facilitateur, cela peut varier d’une simple question ouverte à une demande complexe de résolution de conflit ou d'animation de brainstorming. La clarté et la précision du prompt permettent à l’IA de comprendre exactement ce qui est attendu, augmentant ainsi les chances d’obtenir une réponse utile.

Il faut bien garder en tête les 3 points suivants :

• Un prompt bien structuré évite de nombreuses itérations (gain de temps).
• Plus les instructions sont précises, plus la qualité des réponses augmente.
• Un bon prompt permet de s’adapter à plusieurs scénarios.

Les éléments clés d'un prompt pertinent

Contexte

La clé pour générer des réponses utiles réside d’abord dans la spécificité du prompt. Un prompt flou donne souvent une réponse vague. Voici quelques exemples :

Mauvais prompt

"Aide-moi à planifier une réunion."

Bon prompt

"Crée un plan détaillé pour une réunion de [durée souhaitée : 3h] dédiée à [objectif de la réunion] avec une équipe de [nombre de personnes : 12] personnes. La réunion doit inclure une phase d’échange d’idées structurée pour encourager la collaboration et la créativité, ainsi qu'un cadre permettant de sélectionner des solutions réalisables. Précise les objectifs de chaque étape, la durée recommandée, et des techniques spécifiques pour optimiser la participation de chaque membre et assurer que les idées générées soient concrètes et actionnables."

Mauvais prompt

"Formation à la sécurité informatique”

Bon prompt

"Crée un déroulé de formation pour [durée : une journée complète] axée sur la sécurité informatique, destinée à un groupe de [nombre de personnes : 10] personnes [niveau : aux niveaux de compétence variés]. La formation doit couvrir [sujets : les concepts essentiels de la sécurité informatique, les bonnes pratiques à adopter au quotidien et des exercices pratiques pour renforcer les acquis]. Précise les objectifs d'apprentissage, la durée et le contenu de chaque session, ainsi que les activités interactives ou cas pratiques recommandés pour maintenir l'engagement des participants tout au long de la journée."

L'IA Générative peut recevoir une grande quantité d'informations : le contexte, un briefing détaillé, des détails sur les participants, les attentes, l'objectif de l'atelier, et même des documents. Un prompt mesure fréquemment plusieurs dizaines de lignes voir jusqu’à plusieurs pages Word. Il ne faut pas craindre de trop en donner, quitte à laisser l’outil faire le tri.

Structure et format

Adopte une structure claire, notamment en introduisant des sous-sections ou en précisant la forme attendue de la réponse (liste à puces, paragraphe explicatif, etc.).

Avec une IA Générative généraliste (Claude AI ou Chat GPT), mon astuce est de réfléchir par étapes :

• Un premier prompt avec mon intention, la durée de ma session dans lequel je demande un sommaire de ma journée.
• Un second prompt où je reprends le sommaire en l’adaptant à mon souhait, puis je lui demande de me créer le premier atelier.
• Ainsi de suite pour l’ensemble de la session à construire.

Avec Modulo IA l’approche est différente, je lui donne un maximum d’informations de contexte (même en vrac). Je le laisse me proposer un déroulé, si le déroulé me convient je le transforme en Modulo en 1 clic, sinon je lui donne plus d’éléments de contexte ou je lui demande de reformuler certaines séquences.

Quelques exemples concrets

Utiliser des exemples rend la demande plus intelligible pour l'IA. Voici un modèle de prompt bien construit :

“En tant qu'animateur, je dois organiser une session de brainstorming pour une équipe marketing cherchant à lancer un produit radicalement nouveau dans un secteur compétitif. La session dure 120 minutes, et je veux débuter par un exercice d'échauffement créatif de 10 minutes. Cet exercice doit non seulement stimuler la créativité mais aussi sortir les participants de leurs habitudes de pensée courantes et instaurer une dynamique ambitieuse et collaborative. Les participants sont des spécialistes du marketing de niveaux d'expérience variés (du junior au senior) et possèdent une bonne connaissance des tendances actuelles, ce qui tend parfois à limiter leur capacité d'innover au-delà des pratiques existantes. L’objectif est de les amener à penser différemment, de dépasser la peur de l'échec, et d'encourager l'originalité dès le départ. Quels exercices courts et percutants recommanderais-tu pour créer cet effet d'ouverture et libérer des idées vraiment nouvelles ?”

Exemples pratiques de prompts pour différentes situations de facilitation

Voici quelques exemples de prompts à adapter dans ton quotidien :

Préparation de séances

"Crée un agenda pour une session de 2 heures visant à aligner une équipe sur les priorités du prochain trimestre."

Animation de groupes

"Propose 3 techniques d'animation pour une équipe de 10 personnes en désaccord sur les objectifs à long terme."

Résolution de conflits

"Quelle approche recommanderais-tu pour désamorcer un conflit entre deux départements en désaccord sur les priorités budgétaires ?"

Génération d'idées

"Suggère 5 techniques pour stimuler la créativité dans un groupe de 8 personnes travaillant sur une nouvelle campagne publicitaire."

3 méthodes pour créer des prompts adaptés aux besoins des facilitateurs

Il y a plusieurs méthodes pour cela :

• La méthode QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi)
• L'approche RCT (Rôle, Contexte, Tâche)
• La méthode SCQR (Situation, Complication, Question, Réponse)

La méthode "Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi"

Cette méthode aide à structurer un prompt de manière claire.

Voici les questions à te poser pour être sûr de ne rien oublier.

• Qui ? (Le groupe ou les participants)
• Quoi ? (Objectif de la session)
• Où ? (Contexte physique ou virtuel)
• Quand ? (Durée ou échéance)
• Comment ? (Méthodologie à appliquer)
• Pourquoi ? (Raison derrière l'objectif)

Quelques exemples :

Prompt pour une session de brainstorming créatif sur le lancement d'un produit tech

Qui : En tant que facilitateur, je dois animer une session de travail avec une équipe de 8 personnes (5 du service marketing et 3 du service produit).

Quoi : L'objectif est de générer des idées innovantes pour la prochaine campagne de lancement d'un nouveau produit technologique.

Où : La session se déroulera en présentiel dans notre salle de réunion principale.

Quand : La session durera 3 heures, demain à partir de 10h.

Comment : Je souhaite utiliser des méthodes d'animation interactives qui favorisent la collaboration et la créativité.

Pourquoi : Le but est de sortir des idées novatrices qui pourront se démarquer de la concurrence et répondre aux attentes des clients actuels.

Prompt pour l'optimisation d’une chaîne de montage dans une usine

Qui : En tant que responsable de production dans une usine automobile, je travaille avec une équipe de 12 ingénieurs et techniciens.

Quoi : L'objectif est d'améliorer l'efficacité de la chaîne de montage en réduisant les temps morts et en optimisant l'agencement des postes de travail.

Où : L'usine est située en France, et les ajustements se feront sur la ligne d'assemblage des moteurs.

Quand : L'évaluation et la mise en place des améliorations doivent être effectuées d'ici 4 semaines pour ne pas perturber les prochains cycles de production.

Comment : Je souhaite explorer des solutions innovantes basées sur l'automatisation et la réorganisation des flux de production.

Pourquoi : L'objectif est de réduire les coûts de production et d'améliorer la productivité tout en maintenant la qualité des produits finis.

L'approche "Rôle, Contexte, Tâche"

Cette méthode est particulièrement utile pour structurer des prompts clairs et orientés vers l'action. Elle est basée sur trois éléments fondamentaux : Rôle, Contexte, et Tâche. En intégrant ces trois dimensions, on s’assure que l'IA comprend non seulement qui doit effectuer l’action, mais aussi dans quelle situation et ce qu’il faut faire précisément.

• Rôle : préciser qui tu es ou le rôle de l'IA Générative. Exemple : "Imagine-toi en tant qu’animateur de session.”
• Contexte : décrire la situation dans laquelle le prompt s’inscrit. Exemple : "L'équipe de 5 personnes que tu encadres rencontre des difficultés à respecter les délais dans un projet complexe, à cause d'une mauvaise répartition des tâches."
• Tâche : indiquer précisément ce que l'on attend. Exemple : "Aide-moi à créer un plan de répartition des tâches pour optimiser l'efficacité de chaque membre de l'équipe."

La méthode SCQR

Une autre méthode possible est la méthode SCQR (Situation, Complication, Question, Réponse), très populaire dans la résolution de problèmes et la structuration des prompts pour obtenir des solutions précises.

Voici comment cette méthode peut être appliquée aux prompts génératifs :

• Situation : décrire le contexte ou l'état actuel de la situation.
• Complication : identifier le problème ou la difficulté qui survient dans cette situation.
• Question : poser la question ou définir l’objectif à atteindre pour résoudre la complication.
• Réponse : formuler la réponse ou les résultats attendus (ce que vous cherchez à obtenir de l’IA).

Prompt pour l'organisation d'une formation sur un nouveau système de gestion de projet

Situation : notre entreprise est en pleine phase de transformation numérique, et nous avons récemment migré vers un nouveau système de gestion de projet.

Complication : après la mise en place du système, plusieurs membres de l'équipe ont rencontré des difficultés à s'adapter aux nouvelles fonctionnalités, ce qui a ralenti la productivité.

Question : comment puis-je organiser une formation interactive d'une demi-journée pour accélérer l'adoption du nouveau système par l'équipe et améliorer l'efficacité globale des projets en cours ?

Réponse : propose des modules de formation pratiques, des exercices interactifs, et des solutions pour personnaliser les supports de formation en fonction des niveaux de compétence de chaque membre de l'équipe.

Bonnes pratiques

• Expliquer ce qu’on va faire → Ouvre un nouvel échange et explique ce que tu souhaites accomplir pour que l'IA comprenne mieux tes attentes et génère des solutions alignées avec ton objectif.
• Décomposer le problème → Cela permet de guider l’IA vers des réponses plus précises et pertinentes. En fragmentant une question large en sous-parties spécifiques, cela permet d’obtenir des solutions plus ciblées, adaptées et exploitables.
• Demander plusieurs propositions → Cela permet d'explorer une gamme plus large d'idées et de solutions. À nous ensuite de choisir la meilleure réponse, ou une combinaison des réponses. On peut déterminer l’éventail de variation dans son prompt (en termes de créativité, de faisabilité, de sécurité, de coûts, etc.).
• Utiliser un vocabulaire précis → Utilise le vocabulaire dédié à ta pratique. La facilitation peut prendre de nombreuses formes et l’utilisation de votre vocabulaire aide l’IA à s’adapter à votre style.
• Reformuler le prompt pour le rendre plus précis → Si la réponse obtenue n’est pas ce que tu attendais, reformule ton prompt en modifiant certains paramètres (niveau de détail, angle d’approche, etc.).
• Tester différents formats de réponses (liste, texte long, etc.) → Cela consiste à varier la manière dont tu sollicites les réponses de l'IA, en fonction du type d'information que tu souhaites obtenir et de la façon dont tu souhaites l'utiliser. Chaque format a ses avantages et peut être plus adapté à des contextes spécifiques.
• Encouragez l’explication et la justification → Lorsque tu demandes une solution ou une proposition, demandez à l’IA de justifier ses choix pour mieux comprendre sa logique et évaluer la pertinence de la réponse.
• Utiliser des exemples concrets et des cas réels pour guider l’IA → En fournissant à l’IA des contextes spécifiques, des situations réelles ou des exemples vécus, tu l’aides à mieux comprendre tes attentes et à produire des réponses plus adaptées.
• Faire confiance à ton expérience → Au final, rien ne va remplacer ton expérience et ton instinct de facilitateur. À toi de guider l’IA et de faire le tri dans les réponses que tu obtiens.

Pour finir…

L'intégration de l'IA générative dans notre pratique de facilitateur ouvre un monde de possibilités. À travers cet article, nous avons exploré ensemble les fondements d'un prompt efficace, les méthodes pour les structurer, et les bonnes pratiques à intégrer.

Le bon usage des prompts dans la facilitation est un véritable atout pour optimiser l’usage des IA Génératives. Chaque prompt bien formulé est un levier pour gagner du temps et de l’efficacité. Expérimenter, ajuster et s'entraîner sont les maîtres mots pour apprendre à les utiliser au mieux.

Et maintenant, à ton clavier !
Pierre